全社で、文書を共有できるということは？文書管理でできること。
活用例１
営業部に、１課、２課、３課があり、いずれかの課で作成した見積もり、プレゼン資料などを、他の課がすぐに流用できます。
見積書でも契約書でも、まずは書類名を絞り込んで検索できます。１課で作成していたことを知っていれば、部署を１課に絞り込むことも可能です。１課の人から担当者が教えてくれたというのであれば、担当者名で絞り込むこともできます。
相手の会社がお得意様で、それまでの契約書や見積書に目を通しておきたいということもあります。相手の会社名、書類名で絞り込むことができます。
書類名などで絞り込んでも関係のない契約書がたくさん出てくることもあります。全文検索機能を併用して、含んでいて欲しいキーワードを含めることが可能です。平成の書類は要らないというのであれば、平成を含まないものに絞り込むことも可能です。
活用例２
プレゼン資料は流用しにくいとは言っても、パターンもありますから、過去のプレゼン資料を探したいということもあるでしょう。書類名に詳しい内容までは入っていないでしょうから、的確なものを見つけるためには、全文検索を使うことで迅速に行えるでしょう。
全文検索のための書類内容はテキストのコピペで完了します。タグなどをあれこれ考えないでも、ワンタッチで登録できます。
活用例３
ある会社に営業をかけたい。会社によっては名刺管理をオンライン化しているところもあるでしょう。この文書管理で名刺管理のオンライン化はもちろんできます。ですが、どの段階まで進んだのかといったことまで、丁寧にオンライン情報として入力しますか？
営業をかける前に文書管理で、相手の会社名で検索することができます。名刺が登録されているなら、それも表示されるでしょうし、プレゼン資料を提出したなら、その文書データも分かります。相手の担当者の名前も表示されるでしょう。部署、連絡先も含めて。
活用例４
経理書類でも利用できます。営業担当に、顧客から請求書についての問い合わせや指摘などがあった時、営業担当が自分の目で過去の請求書を見てみるということも簡単にできます。
書類名や相手による検索と、全文検索を併用することで、探したい過去の請求書を素早く一覧表示し、内容を確認することが可能でしょう。