全文検索が可能です

文書ファイルを共有するには検索が自由なことが前提です

Ｊ＆Ｔシステムズは、文書ファイルをクラウド保存できるだけでは満足しません。

いかに早く、正確に見つけるか。そのためには、フォルダの整理とか、ファイル名のルール化だけでは、限界があります。

複数の分類に属するものが出てくればどちらのフォルダに入れるべきでしょうか？両方のフォルダに入れますか？

ファイル名も全く同じで、二つのルールに属するものはどちらのルールを適用すべきでしょう？

Ｊ＆Ｔシステムズのスキャナー保存では、文章ファイルのテキストをコピペで保存することができ、保存したテキストは全文検索できます。文書の名前、分類、担当者といった項目のデータで検索することもできますし、全文検索でテキスト内の文章からの検索も抜かりがないということです。含む用語、含んでいない用語、それを掛け合わせて全文検索が可能です。

入力欄は？

新規保存でも、検索編集でも、このような「書類内容」の入力欄があります。

文書ファイルを保存する時に、その文書ファイルを開いてｃｔｒｌ＋Ａ，ｃｔｒｌ＋Ｃとし、「書類内容」のところにコピペするだけ。

もちろん、会社のルールを作ってタグ付けを併用することも可能です。でも、タグ付けですと、付ける人によって付け忘れることもありますね。

要約するとしても、作る人次第になります。これに対して全文選択してコピペするだけなら作業者を選びません。

こんなに簡単にやれるのは、J&T文書管理が全文検索エンジンを備えているからです。

検索式は難しい？

基本は、このような感じで、必ず含む用語と、含んでいたら除外する用語を、いくつか入力することで絞り込みをかけます。簡単ですよね。これでかなり絞り込みできますよ。

もっと複雑な検索式をかける人のために、フリー検索式も設けてあります。ご自由に検索式をかけます。

分類しても、必ず複数のものにまたがるものが出てきますが、全文検索を前提としていれば、分類にさほど頭を悩ませる必要は無いでしょう。

特許明細書にも向いています。

手前味噌ですが、特許明細書の文書管理として、全文検索を利用しています。明細書の全文をコピペして書類内容に貼り付けるだけの簡単操作でデータベースを構築できます。